No sacrifiques tu tiempo. ¡Gestiónalo!

“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el Piloto”Michale Althsuler

O lo que es lo mismo, cómo gestionar tu tiempo de forma eficaz en sólo 4 pasos.

Sí, lo sé, hay días que llegas a casa después del trabajo y estás estresado/a, a veces frustrado/a e incluso hay días que hasta te sientes deprimido/a. Y te preguntas (a modo Mourinho):

¿Por qué? porque las tareas más importantes no las has resuelto y…

¿Por qué? porque no has gestionado bien tu tiempo.

Reconozco que hay momentos, sobre todo después de haber cumplido una tarea con éxito, que te relajas y al tomarte un descanso (porque te lo mereces) acabas perdiendo el hábito del trabajo y es difícil recuperarlo o como dicen los ingleses “get back on track” (volver al camino). Como un piloto en su avión, lo que necesitas es tener todo bajo control y aprender a gestionar tu tiempo. Para ello sólo debes seguir 4 pautas que… mira que me habían insistido y nunca hice caso pero al final decidí ponerlas en marcha y…¡Ay Dios mío si lo hubiese hecho antes!.

gestiona tu tiempo
cómo gestionar tu tiempo

1. Haz una lista:

Ten iniciativa, motívate. Es duro pasar del descanso a la actividad, pero cuando te pones, consigues lo que quieres….y lo sabes!

Empieza creando una lista con todas tus tareas pendientes tanto profesionales como personales. Pon en ella todo lo que tengas que hacer tango a corto como a largo plazo. Es decir, algo que solucionar hoy o dentro de dos semanas.

♣ Un ejemplo de lista puede ser:

Lista de tareas
Primero organiza las tareas en una lista

 

2. Prioriza las tareas:

Ahora que ya tienes tu lista de cosas pendientes, pregúntate a ti mismo/a, ¿Qué es lo más importante? a nivel laboral, personal y ¿Cuáles son tus objetivos?. Respondiendo a estas preguntas podemos clasificar nuestras tareas en:

A: Urgente e Importante.

B: Muy importante pero menos urgente.

C: Menos urgente y menos importante.

D: Simplemente, cosas que hay que hacer.

♣ Así volviendo a la lista anterior, la clasificación quedaría:

 

prioridad
Prioriza las tareas

 

Lo más importante es organizar el trabajo “para terceros”, poner en marcha todo aquello que no puedes solucionar por ti mismo/a y que dependes de alguien más. Tú sabes lo que tardas pero NO lo que tardan otros.

Siempre pensé que lo más importante al empezar tu día de trabajo, era revisar el mail y contestar a aquellos que eran de clientes. Por un lado, al cliente le encantaba esta atención pero por otro, además de no acostumbrarle bien, me di cuenta que tanto atender el mail como tratar de resolver su petición (que a veces no era ni urgente ni importante) me había quitado la mayoría de mi tiempo dejando las cosas realmente importantes para después, para mañana o para….nunca.

¿Has visto que prioridad tienen en la lista la revisión de mails o las llamadas? Pues… ¡Aplícatelo!

 3. Programa las tareas:

Ya tenemos las tareas y la importancia de cada una. Ahora sólo hay que programarlas. Es muy importante que hoy, al final de la jornada, programes las cosas para mañana ya que muchas veces el tener que hacer un calendario o agenda es la mejor “excusa” para NO hacer las cosas que NO nos gustan o postergarlas para después, para mañana o para…nunca.

♣ Marca 1 hora en tu agenda para realizar las tareas más importantes y luego encaja y rellena la agenda con el resto. Así quedaría nuestra agenda:

programación tareas
Programa las tareas en orden de importancia y urgencia

 

Si priorizas las tareas de tipo D, C y B sobre las tipo A, no solo perderás oportunidades que igual nunca volverán, sino que también acabarás sacrificando tu tiempo personal, familiar, amigos, pareja…

 4. Optimiza tu espacio de trabajo:

Esto te ayudará a NO perder el tiempo con distracciones. Recuerda que el tiempo perdido no se puede recuperar. Sé que no perder el tiempo y evitar distracciones e interrupciones es lo más difícil de todo, sobre todo si no tienes muchas ganas (como suele pasar), pero sera muy fácil (más de lo que crees) si al empezar tu trabajo y durante el mismo consigues que:

♣ Tu mesa de trabajo esté limpia y despejada sin nada que distraiga tu atención o te agobie.

♣ A lo mejor necesitas algo de música de fondo tranquila o el más absoluto silencio. Tenlo listo.

♣ Concéntrate sin interrupciones. Por ejemplo NO revises tu e-mail constantemente o las notificaciones de las Redes.

♣ Aprende a decir que NO y hazlo de forma positiva en plan: “Ahora mismo estoy hasta arriba con la presentación de mañana, ¿qué te parece verlo mañana por la tarde que ya estoy libre?”

♣ Cierra la puerta si el ruido del exterior te molesta o tus compañeros te distraen constantemente.

♣ Atiende las llamadas más tarde, si tienes una persona para ello, genial…si no, activa el contestador para que te dejen el mensaje que más tarde atenderás.

Ahora que está tan de moda, no procrastines. Sí, del verbo procrastinar. Vamos que no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Piensa que la pereza es nuestro peor enemigo sobretodo a la hora de realizar tareas que no nos gustan.

Para terminar te dejo 2 frases célebres sobre la pereza que espero que te ayuden a no dejar las cosas para después, para mañana o para…nunca:

“Los perezosos siempre hablan de lo que piensan hacer, de lo que harán; los que de veras hacen algo no tienen tiempo de hablar ni de lo que hacen.”Goethe

“La pereza viaja tan despacio que la pobreza no tarda en alcanzarla.” – Benjamin Franklin

 

Recuerda: haz tu lista, prioriza, programa y crea un espacio de trabajo óptimo.

¿Es así cómo lo haces?

 

 

4 Responses to “No sacrifiques tu tiempo. ¡Gestiónalo!”

  1. Andrea

    Excelente post Elena!
    La verdad es que tienes toda la razón. Se debe crear un hábito y seguir las pautas que has compartido, más aún cuando quieres coger el ritmo tras las vacaciones.
    El caso es que yo antes basaba mi agenda en Google Calendar porque lo llevas a todos lados en tu smartphone, en tu ordenador…sin embargo, ahora tiro más de la agenda de toda la vida ya que así me evito la tentación de estar pendiente cuando me llega algún email o llega alguna notificación.
    Y cuando tengo alguna tarea que surge en el momento, suelo usar Google Keep.

    Un abrazo

    Responder
    • Elena Martínez

      Muchas gracias Andrea por tu comentario. La verdad es que yo también soy más de agenda de papel, me da la sensación de tenerlo más organizado y en cualquier momento a mano.
      Al final da igual de una manera o de otra, lo importante es organizarse y gestionar 🙂
      Un abrazo

      Responder
  2. Sara Mansouri Bellido

    Muuuuuy bueno. Y muy clarito. ¡Gran artículo!! 🙂

    Responder
    • Elena Martínez

      Gracias Sara por tu comentario. A día de hoy con tantas cosas por hacer y por aprender es imprescindible saber gestionar nuestro tiempo y no es tan difícil verdad?

      Responder

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